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5 problemas con las inspecciones en terreno en papel

5 problemas con las inspecciones en terreno en papel

5 problemas con las inspecciones en terreno en papel

Inspecciones en terreno

Por lo general desde siempre han venido realizando las inspecciones en terreno necesarias a través de formularios en papel y cumplimentándolas a bolígrafo y usando la cámara para tomar las pruebas.

Sin embargo, si bien hace un tiempo era la única forma de proceder, hoy en día no es la manera más eficiente ni productiva.

En este sentido, le puede resultar interesante el siguiente artículo 7 Formas en que la tecnología puede optimizar el proceso de control de documentos.A continuación , exponemos cinco de los principales problemas con las inspecciones en terreno en papel.

5 Problemas con las inspecciones en terrenos en papel

1.- Las inspecciones en terreno en papel requieren la entrada de datos: este hecho provoca una duplicación del trabajo, necesitando una persona que rellene los formularios de inspección y otra que se encargue de introducir los mismos en los correspondientes sistemas, ya sean hojas cálculo u otro tipo de informes, lo cual es altamente ineficiente porque se está haciendo un mal uso del personal que se podrían estar dedicando a otras tareas.

Por tanto aplicando un método alternativo a las inspecciones en terreno en papel, podríamos reasignar esos puestos de trabajo, evitando la duplicidad del mismo.

2.- Las inspecciones en terreno en papel son inconsistentes: al hacerse a mano y sobre papel, da carta libre en cierto modo al inspector de detallar un problema, a diferencia de cuando se hace de forma automatizada, en la que la que el problema se describiría con algunas de las opciones disponibles en la pestaña desplegable. De esta forma, ante problemas parecidos, siempre se describirían de una misma manera. Ello nos permitiría tener unos datos homogéneos y válidos de cara a la realización de estadísticas.

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3.- Las inspecciones en terreno en papel pueden llegar a ser ilegibles: muchas veces ya sea por mala escritura o porque se corra la tinta, los formularios cumplimentados a mano puede llegar a ser ilegibles a pesar de contener un muy buena información. Además también se debe considerar los errores de interpretación al transcribir la información recogida en papel.

4.- Las inspecciones en terreno en papel se pueden perder: teniendo en cuenta que las inspecciones en papel puede llegar a pasar por una multitud de lugares, están pueden traspapelarse y acabar siendo perdidas. Es principalmente en las inspecciones municipales en las que suele haber este gran flujo de movimiento.

5.- Las inspecciones en terreno en papel son ineficientes: Con ello nos referimos a que da lugar a peor utilización del tiempo, pues a mano se emplea más tiempo que en caso de hacerlo electrónicamente, demorando también en mayor medida la retroalimentación esperada de tales inspecciones. Para aclarar esto, imaginemos que queremos comunicarnos vía carta postal con alguien, emplearíamos el tiempo de escribir la carta, enviarla y que la reciba y que éste una vez recibida, nos devuelva la contestación, realizando los mismos pasos que nosotros hemos realizado. Sin embargo si esta comunicación fuera a través de correo electrónico este tiempo se acortaría en gran medida.

Todas estas consideraciones le pueden ser de utilidad en la aplicación e la norma OSHAS 18001.

Estos cinco principales problemas que generan las inspecciones en terreno en papel podría ser resueltos mediante el uso de aplicaciones, logrando con ellas aumentar drásticamente la eficiencia, al reducir el tiempo empleado por el personal, mejora en la entrada de datos y reducción de las posibles dificultades legales que se deriven de tales problemas.

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La App Check List Mobile de ISOTools realiza las inspecciones en terreno a un conjunto de elementos a través de un check list levantando inconformidades para darle tratamiento y solucionarlas  de manera automatizada. Es accesible, medible y operativa. Está disponible para Android como para iOS.

Si quieres obtener orientación sobre cómo la plataforma ISOTools puede ayudarte a implementar los cambios precisos para reducir estos problemas ocasionado por la realización de las inspecciones en terreno en papel, puedes ya contactar con alguno de nuestros consultores que te ofrecerán el asesoramiento que necesitas.

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