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Cómo identificar el contexto de la organización en ISO 9001:2015

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Contexto de la Organización en ISO 9001:2015

La norma ISO 9001:2015 introduce en su cláusula 4, el requisito de analizar el contexto en el que se mueve nuestra organización.

La norma no establece el método a usar para determinar el contexto de la compañía, pero resulta lógico que no es lo mismo empezar desde cero que tener ya implantado la norma ISO 9001:2008. En este último caso, es probable que se tenga ya definido el alcance del SGC y la secuencia de procesos y su interacción, trabajo que sólo tendrá que ser transferido. Por este motivo, salvo que seas un emprendedor que en los últimos meses has creado tu propia empresa, en cuyo caso sí debes empezar desde el principio poniéndote al día en temas de calidad, todo lo que era necesario para la anterior versión te servirá, sólo que debes añadir más información.

En el camino de transición de la ISO 9001:2008 hacia la nueva versión de la norma, muchas organizaciones optan por automatizar sus Sistemas de Gestión de la Calidad con herramientas tecnológicas como Isotools Excellence. una herramienta con la que ya trabajan organizaciones como la Municipalidad de Vitacura que ha actualizado su software para adaptarse a las nuevas necesidades. Esta herramienta está diseñada para que el usuario cumpla de una forma eficiente con todos los requisitos, sin que esto le suponga un enorme esfuerzo como ocurre con la gestión manual. Se ahorra tiempo y costes y nos facilita una visión más organizada de todo los los procesos.

En toda empresa van a influir dos tipos de factores internos y externos, que van a afectar a los objetivos estratégicos y a la planificación del SGC. Dichos aspectos deben estar claramente identificados.

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¿Qué se entiende por factores internos y externos?

En el siguiente cuadro entramos en más detalle, pero, en líneas generales, factores internos son los que se dan dentro de la organización y los externos en los que influye el entorno social, tecnológico, político, jurídico y económico.

Factores internos Factores externos
-Cultura organizacional

-Estructura organizativa

-Productos y servicios

-Proceso de toma de decisiones

-Flujos de información

-Normas

-Políticas de empresa.

-Objetivos

-Empleados

-Cambios en la ley a consecuencia de nuevas políticas.

-Cuestiones climatológicas

-Continuo avance tecnológico

-Situaciones de guerra o conflicto

-Situación económica

-Competencia

-Clientes

-Medios de comunicación

-Proveedores

 

A partir de ahora, se hace necesaria la sistematización de toda esta información, de la que nunca antes se tuvo registro, aunque la tuvieran presente los directivos de la compañía.

La mejor manera de reunir todos los elementos tanto externos como internos  que rodean a toda organización es la tormenta de ideas. Como consecuencia de este control sobre el contexto de la organización, detectar riesgos y oportunidades, amenazas y debilidades será mucho más fácil.

¿Qué se entiende por parte interesada? ¿Debemos tener en cuenta su opinión?

Parte interesada son los clientes, usuarios, proveedores, socios o propietarios. Todos ellos añaden valor a la empresa y se ven afectados por su actividad.

Es importante tener identificada a la parte interesada y satisfacer sus necesidades, además de conocer su opinión, ya que será esto lo que nos dé pistas para saber en qué podemos mejorar y cómo debemos definir nuestro contexto de la organización.

¿Cómo se documenta el contexto de la organización?

Tenemos dos opciones:

  • Crear un nuevo documento que será requerido en lugar del Manual de Calidad.
  • Incluir los nuevos requisitos en el manual ya existente. Nos decantamos por esta opción, ya que  resultará más práctico y no supondrá un gran cambio en la estructura de la documentación.

Conclusión

Todo este cambio que supone la ISO 9001:2015 supone poder analizar el entorno de la empresa en plenitud, poder aplicar la matriz DAFO con detalle y, en conclusión, hacer que cada empresa sea más competitiva y más consciente de su realidad. La nueva versión de la norma nos anima a mirar más allá, no sólo debemos cumplir requisitos para obtener un certificado de calidad, sino usarlos para que nuestra empresa avance y mejore.

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