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implementar Sistemas de Gestion Integrados

Cómo implementar Sistemas de Gestión Integrados

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La publicación de nuevas versiones de las normas ISO, basadas en el Anexo SL, evidencia la intención del organismo certificador de promover e impulsar la integración de sistemas de gestión. Aunque miles de organizaciones ven en esto la oportunidad de implementar Sistemas de Gestión Integrados, menos del diez por ciento de ellas han emprendido el camino.

Los SGI – Sistemas de Gestión Integrados -, contemplan la integración de los procesos de calidad, con los de gestión ambiental y los de Seguridad y Salud en el trabajo, en función de las características, actividades y necesidades de la organización.

Implementar Sistemas de Gestión Integrados, resulta mucho más fácil para las organizaciones que cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad, correctamente implementado, y que pretenden agregar valor a él, extendiéndolo a cuestiones ambientales y de seguridad en el trabajo. De no ser así, el camino será un poco más largo y complicado.

Esta es una excelente oportunidad para solucionar algunos problemas, como la identificación y el acceso estructurado a los requisitos legales y otros requisitos de las partes interesadas de la organización.

¿Cómo hacerlo? En nuestra entrada de hoy, compartimos una guía práctica y eficaz, de gran utilidad para lograr este objetivo. Veamos:

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¿Cómo implementar Sistemas de Gestión Integrados?

En general, la metodología que se deber seguir para implementar Sistemas de Gestión Integrados, está compuesta por las etapas que enunciamos a continuación, a partir de la premisa de que la organización ya tiene un Sistema de Gestión de la Calidad, estructurado, certificado y auditado.

  • Declaración de la Alta Dirección de la organización, acerca del propósito de implementar un Sistema de Gestión Integrado, en la cual se asignen responsabilidades, y se cree un equipo de trabajo para la implementación del sistema.
  • Análisis crítico inicial del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, de la Gestión Ambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo, todo ello a la luz de las normas ISO correspondientes.
  • Elaborar un plan de implementación del SGI, a partir del análisis crítico inicial, estableciendo un cronograma de actividades, de acuerdo con los siguientes ítems:
    • Oficialización del plan de implementación del SGI.
    • Formalización de la estructura de funcionamiento y divulgación del plan, para las personas que estarán directamente involucradas en las diferentes actividades.
    • Generación del material de divulgación del plan, para todos los empleados utilizando medios, como medios de comunicación internos, circulares, memorandos y advertencias, entre otros.
  • Formación y capacitación de los encargados de implementar el sistema, así como de los miembros de la Alta Dirección y de los empleados relevantes en el proceso:
    • Conferencias sobre SGI, para los miembros de la Alta Dirección de la Organización (4 horas).
    • Curso de 24 horas para el Comité Ejecutivo de Implementación del SGI, discutiendo cada elemento de las normas ISO a integrar.
    • Curso de formación para auditores internos del SGI, con 40 horas de duración.
    • Reuniones de motivación y divulgación del SGI para todos los empleados de la organización, que pueden ir desde 2 hasta 4 horas de duración.
  • Análisis de peligros, riesgos e impactos ambientales. Para ello es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
    • Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales significativos.
    • Identificar y evaluar los riesgos y peligros para la seguridad y la salud de los trabajadores.
    • Analizar y comparar los requisitos de las normas, con la legislación local y con otros requisitos formales de la organización.
    • Adoptar medidas para la administración integrada del sistema.
  • Establecer la política y el manual del sistema integrado, así:
    • Revisar y depurar la política unificada de Gestión de la Calidad, Ambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
    • Adecuar la estructura organizacional y la matriz de responsabilidades a los requerimientos del SGI.
    • Definir los objetivos, metas e indicadores del SGI.
  • Elaborar la documentación del SGI, teniendo en cuenta los siguientes tópicos:
    • Definir el modelo del sistema, ¿cuáles son los documentos necesarios, exigidos por cada uno de los sistemas integrados?
    • Designar grupos de trabajo para la elaboración o adecuación de cada documento.
    • Definir cronogramas para cada documento.
    • Realizar análisis críticos para lograr la homologación de documentos que cumplan funciones idénticas o similares.
  • Aplicación de los documentos, estableciendo cronogramas de implementación para cada área de la organización y por documento aplicable.
  • Fijar las fechas para la realización de las auditorías internas del sistema. Es necesario realizar como mínimo dos auditorías internas, antes de enfrentar una auditoría de certificación.
  • Ajustes del sistema, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
    • El análisis crítico por parte de la Alta Dirección de la organización y los administradores del sistema.
    • Adoptar las acciones correctivas necesarias, para que el sistema opere de manera integrada, de forma eficiente y eficaz.
    • Definir la estructura necesaria para el mantenimiento del sistema.
  • Solicitar a un organismo certificador independiente, la certificación conjunta del sistema, conforme a las normas ISO que se hayan integrado en él.

Conclusión

Hace un poco más de diez años, la idea de implementar Sistemas de Gestión Integrados, no era tomada muy en serio. Hoy, en la era de la globalización, con normas internacionales para la gestión de diversos temas, y todas ellas basadas en estructuras de alto nivel, la integración de sistemas es irreversible, produce múltiples beneficios y oportunidades a las organizaciones y es la opción más clara para reducir costes y ser más competitivos, en un mundo en donde esos dos factores son esenciales para hacer frente a los desafíos del siglo XXI.

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