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ISO 9001: La versión detallada de GAP Análisis

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Durante la adaptación a la nueva ISO 9001 versión 2015, a los responsables del Sistema de Gestión de la Calidad les hará falta cualquier ayuda para recudir pérdidas, optimizar recursos y superar con éxito la auditoría interna que será el primer paso para acreditar finalmente que cumplimos con los requisitos propuestos.

Una herramienta imprescindible es la metodología GAP análisis, que está desarrollada para identificar brechas entre el desarrollo que tenemos en la actualidad y el que se espera tener según la nueva ISO 9001 2015. Es el método más eficaz si lo que se desea es detectar los elementos en los que hay que realizar las primeras acciones cuando se decide adaptar el SGC a dicha norma.

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El GAP análisis puede ser empleado para cualquier organización,  ya sea una que cuente con un Sistema de Gestión de la Calidad con certificado ISO 9001 desde hace varios años y que requiere de la adaptación del sistema o de otra que inicie el proceso de implementación de la norma.

Si lo que desea es conocer de una manera global las necesidades más importantes del Sistema de Gestión de la Calidad para llevar a cabo la transición hacia la ISO 9001 2015, puedes recurrir a la versión directiva del GAP análisis.

A través de la versión directiva o de alto nivel, puedes identificar las brechas de los principales apartados de la norma. Es muy útil para el personal que ocupa puestos en la alta dirección.

En el caso de querer descubrir en concreto lo que hay que hacer para cada uno de los requisitos establecidos por la norma ISO 9001 versión 2015, como les suele ocurrir a los responsables del Sistema de Gestión de la Calidad, es de gran utilidad hacer uso de la versión detallada de GAP análisis ISO 9001:2015.

Versión detallada GAP análisis ISO 9001 versión 2015

Esta versión detallada, especifica cada punto de la norma que debe ser cumplimentada por la organización. De este modo tenemos conciencia de lo que hay que hacer para adoptar los requisitos de la  nueva ISO 9001.

En segundo lugar, la herramienta nos permite identificar el grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos por una doble vía: por un lado, se van a indicar los requisitos que se cumplen (permitiendo aportar una evidencia de ello), los que no se cumplen y los que no aplican, en cuyo caso, no se tendrán en cuenta en los sucesivos pasos.

Por otro lado, en los requisitos que son de aplicación se permite valorar el grado de avance o madurez del cumplimiento de las actuaciones puestas en marcha con respecto a los requisitos de la ISO 9001:2015. El grado de madurez está basado en los niveles que se establecen en la norma ISO 9004:2009. Para aquellos requisitos para los que se ha determinado que se incumplen contarán con el menor grado de madurez o avance. En aquellos en los que las acciones están implementadas, mantenidas y mejoradas, se alcanzará un nivel de madurez elevado y, por lo tanto, la organización estará próxima a la excelencia en estos aspectos de la norma.

Como consecuencia de este análisis en profundidad y requisito a requisito, se podrá evaluar el impacto del cambio que supondrá cumplir con cada requisito como consecuencia de la adopción de la norma en la organización. Así se contará con requisitos que no requerirán cambios y el impacto será nulo, impactos menores que requerirán de acciones para ajustes o adaptaciones e impactos mayores para los que hay que establecer a implementar acciones desde cero para lograr le cumplimiento.

De este modo, se podrán definir las prioridades de actuación y las relaciones existentes entre los diferentes requisitos para poder, en el siguiente paso de aplicación de la metodología, establecer de forma óptima los recursos que van a ser necesarios. Con ello, la organización va a poder establecer una estrategia de transición y a estimar el tiempo, personas o equipo de trabajo, recursos económicos, recursos materiales, recursos tecnológicos, capacitación y asesoría que precisará para poder llegar a la certificación de su sistema de gestión ya con la nueva norma de referencia.

Es decir, se va a poder abordar un plan de acción compuesto por las actuaciones que se han determinado como oportunas y necesarias a la vez que se puede gestionar de forma interna el cambio que va a suponer en la organización la implementación de este proyecto de transición a la nueva norma ISO 9001:2015.

Cualquier proyecto no puede entenderse sin un seguimiento y evaluación de las acciones que lo componen, y esto es de vital importancia para las personas que van a tener responsabilidades en el cambio organizacional como son los responsables del sistema de gestión de la calidad. Con este control periódico se van a poder controlar los avances del proyecto y se va a poder visualizar cómo la organización va progresivamente cumpliendo con sus objetivos y cómo la brecha detectada va disminuyendo.

La Metodología GAP Análisis es una herramienta muy recomendable para enfocar el liderazgo y compromiso de la dirección de la organización, a la vez que es un elemento a considerar para trabajar en el cambio de forma progresiva, segura y sin esperar al último momento para adecuar nuestro Sistema de Gestión de la Calidad a la ISO 9001:2015.

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