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eficacia de las inspecciones en terreno

Por qué las listas de comprobación en Excel disminuyen la eficacia de las inspecciones en terreno

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Para lograr la eficacia de las inspecciones en terreno y con el objetivo de detectar inconformidades y controlar condiciones inseguras que se producen en una organización, debemos crear una estrategia de seguridad a la que nos referimos como inspección en terreno o inspección de Seguridad.

Esto nos permite identificar posibles riesgos en los comportamientos de los miembros de una organización, existen varios tipos de inspecciones de terreno y junto con la tecnología actual podemos obtener una buena eficacia de las inspecciones en terreno.

Pero muchas empresas son reticentes a aceptar un cambio en la tecnología de auditoría para las inspecciones en terreno. Los métodos actuales pueden estar funcionando correctamente, o puede que las organizaciones están más preocupadas por invertir tiempo y costes en integrar una solución más tecnológica.

Algunas organizaciones se conforman con soluciones menos tecnológicas y a su vez menos efectivas, alegando que las hojas de cálculo de Excel hacen un trabajo correcto, aunque no todo lo eficaz que puede ser, y perdiendo los beneficios sustanciales que aportan las auditorías digitalizadas.

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5 motivos por los que las listas de comprobación en Excel disminuyen la eficacia de las inspecciones en terreno

Genera sobrecarga administrativa

Las auditorías respetan las normas de calidad y seguridad de una organización, pero muchos empleados ven las nuevas tecnologías de auditoría como una carga, simplemente porque son algo nuevo y diferente. No obstante, el resultado de la tecnología de auditoría es en realidad una disminución significativa en esas tareas que consumen mucho tiempo.

Las tradicionales auditorías en papel requieren de personal que se encargue de su digitalización (escanear imágenes) para posteriormente poder enviarlas, también se necesita a alguien más para introducir manualmente los resultados de la auditoría en una hoja de cálculo de Excel. Esto provoca un doble proceso de trabajo incrementando una carga innecesaria.

Con un sistema de auditoría digitalizado se ahorra en espacio y tiempo el proceso digital y se realiza todo automáticamente.

Análisis no integrados en el sistema de auditoría

Si una organización continúa exportando información a las hojas de Excel o, lo que es peor, introduce manualmente los datos, debe realizar actualizaciones constantemente, porque cada documento por sí mismo comunica información básica como cumplimiento o incumplimiento de los procesos.

Sin embargo, aprovechar el conocimiento colectivo de su organización requiere buscar tendencias a través de múltiples auditorías, un avance digital también permite a las organizaciones identificar problemas de proceso, descubriendo las áreas donde el personal necesita más apoyo o información.

Se pierde demasiado tiempo rastreando archivos antiguos

Almacenar las auditorías digitales en una ubicación centralizada donde una organización puede encontrar fácilmente lo que está buscando con una búsqueda rápida basada en fecha o basada en plantillas, para poder estar listos para OHSAS, hacer referencia a un problema pendiente o simplemente para no perder tiempo en buscar archivos digitales o físicos.

Para mayor eficacia de las inspecciones en terreno, las organizaciones deben segmentar estás auditorías por ubicación, área o auditor, así logramos ver los registros de seguridad más fácilmente sin tener que buscar a través de un archivo antiguo.

Las organizaciones deben estar preparadas para un crecimiento rápido

Si una organización se somete a cambios de ampliación de personal, proyectos, etc… es el mejor momento para implementar una nueva solución tecnológica de auditorías.

Realizar auditorías en un dispositivo móvil permite al personal de una organización mostrar a través de fotos o notas, de un lugar, para ensenar qué es lo que está sucediendo exactamente en un momento dado. También pueden enviar automáticamente informes del campo a los principales interesados.

Procesos que implican pérdida de tiempo

Uno de los mayores beneficios para la eficacia de las inspecciones en terreno con las auditorías digitales se alcanza cuando la comunicación se convierte en instantánea.

Con auditorías basadas plantillas de Excel enviadas por correo electrónico, pueden llevarle a las organizaciones horas o días para volver a las partes pertinentes. Los auditores en el campo tienen que volver a sus oficinas para adjuntar fotos o agregar información adicional. Con una solución de auditoría digital, que incluye toda esa información en el informe, las organizaciones obtienen un gran beneficio al utilizarlas.

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La App Check List Mobile presenta funcionalidades, como listas de verificación, recopilación de datos en terreno o envío de cuestionarios. Esta app de ISOTools Excellence disponible en Android e iOS está pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles.

Si usted tiene alguna pregunta le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.

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