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OHSAS 18001

OHSAS 18001: La importancia de la documentación

OHSAS 18001

OHSAS 18001

A diferencia de otras normas de gestión, como puede ser ISO 9001, la norma OHSAS 18001 no es demasiado clara con los documentos que exige, en la redacción de los requisitos existe una mezcla de conceptos acerca de lo obligatorio de documentar procedimientos o no.

En el caso del requisito “4.4.6 Control operacional” se menciona la necesidad de procedimientos documentados: procedimientos documentados, para cubrir todas las situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

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En los demás requisitos se define la necesidad de realizar los procedimientos, la norma OHSAS 18001 específica que la organización tiene que establecer, implantar y mantener uno o varios procedimientos, sin exigir que éstos se encuentren documentados.

Existen otros elementos para los que la norma OHSAS 18001 no exige un procedimiento pero sí que obliga a que se documente de alguna forma:

  • Las declaraciones documentadas de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo y los objetivos.
  • El manual de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

¿Qué documentos elaborar para OHSAS 18001 ?

La empresa es la que decide cuál será la extensión de su documentación en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, siempre en concordancia con sus características en cuanto al tamaño, al tipo de actividad que realiza, la complejidad de los procesos y la interacción, además de la competencia personal

Aunque como ya hemos mencionado sólo se exige la documentación en el caso del requisito “4.4.6 Control operacional”, donde se menciona la necesidad de utilizar procedimientos documentados.

Procedimientos para OHSAS 18001

En los demás requisitos de la norma OHSAS 18001 se puede referir la necesidad de utilizar procedimientos, pero jamás se exige que deban estar documentados.

Los procedimientos son los siguientes:

  • 4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
  • 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
  • 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
  • 4.4.3 Comunicación, participación y consulta
  • 4.4.5 Control de los documentos
  • 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
  • 4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
  • 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
  • 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva
  • 4.5.4 Control de los registros
  • 4.5.5 Auditoría interna

Existen diferentes elementos mediante los que la norma OHSAS 18001 no exige procedimientos pero sí que obliga a que se documente de alguna manera:

  • Declaraciones documentadas de la política y los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Manual de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Jerarquía de la documentación OHSAS 18001

 

OHSAS 18001

En el gráfico podemos ver la jerarquía que existe con respecto a la documentación dentro de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001. El orden de desarrollo de dicha jerarquía en una empresa depende de las condiciones en las que se encuentre la organización.

La naturaleza y extensión de la documentación deberá satisfacer los requisitos legales, las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, siempre sin descuidar las necesidades de la organización.

La documentación se puede encontrar en diferentes formatos, según sean las necesidades de la organización. Se pueden encontrar en formato electrónico, en papel, en fotografía, accesibles desde internet, etc.

Para realizar la documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la empresa debe contar con los siguientes aspectos:

  • Requisitos de los clientes y de las demás partes interesadas.
  • Aceptar las normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial.
  • Cumplir con los requisitos legales y los reglamentos que le influyan.
  • Fuentes externas de información para que se desarrolle la empresa.
  • Informar de todas las necesidades y las expectativas de las partes interesadas.

Es apropiado para la organización que evalúa la generación, la utilización y el control de la documentación teniendo en cuenta los siguientes criterios:

  • Funcionalidad.
  • Facilidad en el uso.
  • Política de seguridad.
  • Objetivos en seguridad y salud laboral.
  • Utilizar los recursos necesarios.
  • Comparar la documentación de los SG de varias organizaciones.
  • Utilizar interfaces por parte de los clientes y las partes interesadas de la organización..

Definiciones

Las siguientes definiciones se han cogido del capítulo 3 de la norma OHSAS 18001.

  • Documento: es la información y su medio de soporte.
  • Procedimiento: la forma específica de realizar una actividad o proceso.
  • Registro: es un documento en que se presentan los resultados obtenidos y proporciona evidencias de las actividades que se han realizado.

Manual de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Manual de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe hacer referencia al siguiente contenido:

  • La política de seguridad y los objetivos.
  • La descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Describir los elementos principales del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y la interacción que presenta.
  • Los documentos, en los que se incluyen los requisitos, que son requeridos por la norma OHSAS 18001.
  • Los documentos, incluidos los registros, que son determinados por la empresa como necesarios para asegurarse de que es eficaz la planificación, la operación y el control que se realiza de los procesos que están relacionados con la gestión de los riesgos.

El Manual de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de una empresa es un documento que se debe realizar con la estructura que guarda el SG-SST y además, puede ser un documento público que suele estar a disposición de los clientes, los posibles clientes, los proveedores y otras partes interesadas.

Como estamos hablando de un documento público es muy recomendable completar el contenido mínimo establecido por la norma con una adecuada descripción de la organización, persiguiendo el fin de conocer las características, los valores y otros aspectos de la organización con respecto a la Seguridad y Salud Laboral.

En el Manual de Gestión se debe hacer referencia a los procedimientos que se encuentran documentados en el Sistema de Gestión de SST que están destinados a planificar y administrar de forma generar todas las actividades que tienen un impacto en el Sistema de Gestión.

Software para OHSAS 18001

Controlar la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001 puede ser una tarea compleja, pero se puede facilitar mediante la utilización de herramientas como el Software ISOTools Excellence que cuenta con una serie de aplicaciones que dan respuesta a las necesidades de dicho sistema, entre las se encuentra el gestor documental.

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